Ob die Agentur Dir das von sich aus mitteilt, wage ich zu bezweifeln. Du kannst allerdings eine entsprechende Bemerkung - am Besten als PS - in das Schreiben packen.
Oder du machst das doppelt: als Fax und als Schreiben auf dem Portal. Da ist irgendwo so eine Kontaktseite. Meiner Erfahrung nach wird bei dem Verfahren reagiert.
Ansonsten bleibt nur ausprobieren und der Agentur so lange auf den Nerv per Fax und Brief oder sonst einer Variante, mit dem Haufen schriftlich zu kommunizieren, gehen. Irgendwann gibt irgend ein genervter SB den Wunsch an die EDV weiter...
"Steter Tropfen höhlt den Stein"