Nach Einreichung abschließender EKS Aufforderung zur Einreichung von Belegen

[da5idoff]

Moin zusammen,

bislang hatte die Einreichung der EKS und der Kontoauszüge dem Jobcenter immer gereicht. Nun teilte man mir mit, dass folgende Unterlagen fehlen würden:

"entsprechende Rechnungen, Belege, Verträge, Steuerbescheide pp"

Habe dann die Unterlagen eingescant und per Email an das JC geschickt.

Nun kam wieder ein Schreiben, dass eine Verarbeitung meiner Email-Anlagen dort nicht möglich sei, denn es müssten alle Dokumente einzeln verarbeitet werden, um sie in die elektronische Akte zu bekommen und der dafür erforderliche Zeitaufwand sei nicht leistbar.

Ich solle meine Unterlagen in Kopie einreichen.

Es handelt sich um ungefähr 500 Rechnungen. Was sagt ihr dazu? Muss ich diese Unterlagen unbedingt in "Kopie" einreichen?

Vorab vielen Dank für alle Hinweise.

 

[jaykay19]

Mach einfach einen Termin aus und zeig die Unterlagen dem Sachbearbeiter.
[>Posted via Mobile Device<]

 

[Solanus]

...
Nun kam wieder ein Schreiben, dass eine Verarbeitung meiner Email-Anlagen dort nicht möglich sei, denn es müssten alle Dokumente einzeln verarbeitet werden, um sie in die elektronische Akte zu bekommen und der dafür erforderliche Zeitaufwand sei nicht leistbar.

Ein Erfassen SÄMTLICHER Belege in die elektronische Akte ist eindeutig rechtswidrig.

Hier unbedingt nach der Rechtsgrundlage fragen und den LandesDatenSchutz ins Boot holen.

Ich solle meine Unterlagen in Kopie einreichen.

Es handelt sich um ungefähr 500 Rechnungen. Was sagt ihr dazu? Muss ich diese Unterlagen unbedingt in "Kopie" einreichen?

Vorab vielen Dank für alle Hinweise.

Du hast die Unterlagen in Kopie eingereicht und hast darüber offensichtlich eine EIngangsbestätigung. Sprich, Du bist Deinen Mitwirkungspflichten nach SGB vollumfänglich nachgekommen.

Weiteres kann das JC nicht verlangen. Arbeitsorganisation im JC ist der Bereich des JC und nicht vom HE zu gewährleisten.

Ich würde dies dem JC so mitteilen und vorsorglich darauf aufmerksam machen, dass ein Verlust der Unterlagen dem LandesDatenschutzBeauftragten gemeldet würde.

Zwischenzeitlich könnte man nach Art. 15 DSGVO Auskunft über die gespeicherten Daten und den Verbleib übermittelter Unterlagen erbitten.

 

[ckl1969]

Mal ne Frage zur Mitwirkung und Vorlage von Belegen.

Auch wenn ich mir nahezu sicher bin, daß den meisten von euch die Frage alleine schon widersinnig erscheinen mag, da ihr, zumindest der überwiegende Teil von euch, niemanden vom JC im Haus haben will. Dennoch mal interessehalber.

Im Rahmen seiner Mitwirkungspflicht hat man ja wohl offensichtlich die Pflicht, den JC Belege vorzulegen? Wo aber ist geregelt, an welchem Ort die Belege zur Einsicht vorgelegt werden müssen? Kann man vom JC nicht verlangen, daß sie einen vor Ort aufsuchen und die Belege dann dort einzusehen?

Beim Finanzamt oder z.B. den Krankenkassen ist es ja auch durchaus üblich, daß die Prüfungen (Betriebsprüfungen) vor Ort vorgenommen werden.

 

[itstoolong]

Kann man vom JC nicht verlangen, daß sie einen vor Ort aufsuchen und die Belege dann dort einzusehen?

Hast Du ein externes Büro oder ist dein Büro in deiner Wohnung?

Ehrlich? Wer möchte freiwillig Vertreter des JC in seinen vier Wänden haben? Was die alles noch sehen, notieren und dich später fragen könnten...

Abgesehen davon denke ich, dass das JC Hausbesuche zur Einsicht von Belegen nicht machen wird.

 

[da5idoff]

Zwischenzeitlich las ich unter

https://www.gegen-hartz.de/news/hartz-iv-die-neue-elektronische-jobcenter-akte-und-der-fehlende-sozialdatenschutz-200

dieses hier:

Scan-Zentren übernehmen die Digitalisierung

Da die Jobcenter bereits ausreichend ausgelastet sind, wurde diese Aufgabe an die Deutsche Post AG abgegeben. Diese hat extra für die Bundesagentur für Arbeit Scan-Zentren eingerichtet. Die eingereichten Dokumente werden dort im PDF-Format gespeichert und mit einer Dokumenten-ID und dem Scan-Zeitpunkt versehen. Die eingescannten Dokumente werden dann an die von der Bundesagentur betriebenen Datenbank geschickt und die Jobcenter können sodann via Intranet auf alle Dokumente zugreifen.

Das würde einiges erklären. Offenbar gibt es keine verbindliche un deinheitliche Weisung

 

[da5idoff]

Ein Erfassen SÄMTLICHER Belege in die elektronische Akte ist eindeutig rechtswidrig.

Hier unbedingt nach der Rechtsgrundlage fragen und den LandesDatenSchutz ins Boot holen.

Vielen Dank für den Hinweis. Habe soeben mit der Datenschutzbeauftragten vom BfDI telefoniert. War ein sehr nettes Gespräch, aber...

Zunächst mal gibt es zwei Rechtskreise, einerseits bin ich dem Jobcenter gegenüber verpflichtet, angeforderte Unterlagen einzureichen, andererseits bin ich aber auch verpflichtet, Datenschutz über die mir anvertrauten Daten zu wahren. Wir sprachen über Schwärzung etc.

Letztlich kann das Jobcenter anfordern was es will, sofern sich daraus ein Sachverhalt ergibt. Es muss "nur" die Möglichkeit geben, einzelne Dokumente ggf. wieder löschen zu können.

Durchwahl XXXXXXX bei der netten Dame, falls sich wer selbst informieren will.

Auch ist mit dem BfDI abgestimmt, das die Deutsche Post AG im Auftrag der Bundesagentur für Arbeit Scan-Zentren unterhält, in denen Dokumente eingescannt werden, um sie dann an die von der Bundesagentur betriebenen Datenbank zu schicken.

Aus letzerem wird mir klar, warum der Kollege von Jobcenter keinen Bock hat, die von mir zugesandten Unterlagen zu verarbeiten. Ich soll sie in Kopie einreichen, damit es mit großer Wahrscheinlichkeit von der Post gescant wird. Das läßt den Schluss zu, dass man im Grunde damit rechnen kann, dass alles was beim Jobcenter eingereicht wird, durch Dritte Hände geht.

Du hast die Unterlagen in Kopie eingereicht und hast darüber offensichtlich eine EIngangsbestätigung. Sprich, Du bist Deinen Mitwirkungspflichten nach SGB vollumfänglich nachgekommen.

Weiteres kann das JC nicht verlangen. Arbeitsorganisation im JC ist der Bereich des JC und nicht vom HE zu gewährleisten.

Das ist halt die Frage, nachdem einTeil der Arbeitsorganisation offenbar inzwischen der Deutschen Post überlassen wird.

Ich würde dies dem JC so mitteilen und vorsorglich darauf aufmerksam machen, dass ein Verlust der Unterlagen dem LandesDatenschutzBeauftragten gemeldet würde.

Da bin ich mir jetzt schon sicher, dass wiederum auf das Eingangsproblem "erforderlicher Zeitaufwand" verwiesen wird. Bei Hartnäckigkeit meinerseits, muss ich wohl damit rechnen, dass schlimmstenfalls mein Ausgaben nicht anerkannt werden, obwohl die Unterlagen vorliegen, aber eben nicht in ihre Elekto-Akte.

Zwischenzeitlich könnte man nach Art. 15 DSGVO Auskunft über die gespeicherten Daten und den Verbleib übermittelter Unterlagen erbitten.

Das ist ein guter Ansatzpunkt für Unterlagen, die vor über einem Jahr bereits eingereicht hatte und die bislang nicht bearbeitet wurden.

Moderation:

Bitte keine Durchwahlnummer hier im Forum

 

[jaykay19]

Naja Dokumente aus eMails einzeln in die eAkte drucken ist wirklich ein ordentlicher Aufwand.

Wenn die Sachen schriftlich vorgelegt werden (und sei es nur zur Einsicht) können Sie bearbeitet bzw. zusammen mit der EKS bewertet werden. Ist auch besser für die Übersicht.

Das heißt nicht zwangsläufig, dass die Belege auch im Nachhinein durch Bearbeitungsaufträge an die Scanzentren geschickt werden.

Meist werden die Unterlagen nach Bearbeitung und zur eigenen Entlastung dem Kunden einfach wieder zurückgeschickt oder zur Abholung bereitgestellt.

 

[da5idoff]

Naja Dokumente aus eMails einzeln in die eAkte drucken ist wirklich ein ordentlicher Aufwand.

Wenn die Sachen schriftlich vorgelegt werden (und sei es nur zur Einsicht) können Sie bearbeitet bzw. zusammen mit der EKS bewertet werden. Ist auch besser für die Übersicht.

Das heißt nicht zwangsläufig, dass die Belege auch im Nachhinein durch Bearbeitungsaufträge an die Scanzentren geschickt werden.

Meist werden die Unterlagen nach Bearbeitung und zur eigenen Entlastung dem Kunden einfach wieder zurückgeschickt oder zur Abholung bereitgestellt.

Neuerdings ist es wohl so, dass keine Dokumente mehr zurück geschickt werden. Originale dürften nicht mehr eingereicht werden, heißt es seitdem. Kopien werden entsorgt.

Hatte schon mehrere SB's innerhalb kürzerer Zeit, meinen Vorschlag, Unterlagen vorzulegen, wurde mehrfach nicht akzeptiert. Zeitproblem. Nicht vorgesehen.

Letztes Jahr nach Anforderung von Unterlagen, hatte ich dann ebenso wie dieses Mal, Kopien per Email geschickt. Dann wechselte der SB und es war keine Rede mehr davon. Das war noch vor der Digitalisierung und angeblich - nach Auskunft des jetzigen SB - liegen die alten Geschichten wohl noch im Aktenraum und werden nicht endgültig beschieden, obwohl ich dies mehrfach erbeten habe. Es gibt wichtigeres meinte er lapidar am Telefon. Derweil würde ich aus diesem Zeitraum eine Nachzahlung von etwa 3.000€ erwarten, zumal dies auch meinen Dispolimit ziemlich strapaziert.

Allerdings hatte er den letzten Bewilligungsabschnitt auch ohne Anforderung von Belegen abgeschlossen. Nun will auch er welche, wie der Vorgänger.

Klar verstehe ich, dass der Aufwand, mehr als 500 Dokumente in die Digitale Akte zu drucken, womöglich - je nachdem - nicht zu unterschätzen ist. Normalerweise sollte das System auf Knopfdruck eigentlich in der Lage sein, alle angehängten Dokumente zu verarbeiten. Aber scheinbar ist dem nicht so.

Jetzt hatte ich überlegt, ob ich alle PDF's in ein Dokument zusammenführe. Habe es jetzt mit PDF24 ganz gut hinbekommen. Also, ich werde es auf jeden Fall versuchen, die Datei per Email zuzustellen. Wenn er es dann immer noch nicht akzeptiert, kann ich den ganzen Stapel wenigstens in einem Rutsch ausdrucken.

Eigentlich sollte durch die Digitalisierung neben der Steigerung der Arbeitseffizienz aber ja auch Papier gespart werden, was aber bei solch einem Vorgehen definitiv nicht der Fall ist. Da ist zu befürchten, dass auch noch der Drucker drauf geht.

Der Witz ist, dass er mit der ursprünglichen Anforderung auch Ausgangsrechnungen angefordert hat. Frage mich, wie diese der Gewinnermittling dienlich sein sollten, zumal das bei mir auch noch einmal ca. 600 Seiten ausmachen würden.

Das es ganz ohne geht, haben wir ja auch schon gesehen. Alle Ein- und Ausgaben laufen bei mir ausnahmslos über das Konto. Da sollten die Kontoauszüge und die EKS eigentlich reichen.

 

[Solanus]

Fakt ist: SGB

"Beweismittel VORLEGEN"

Vorlegen heißt vorlegen, nicht zusenden, schon gar nicht per eMail!

Maximal per Fax oder vorlegen.

Wenn das JC irgendwelche Unterlagen haben möchte, dann bekommt es maximal Kopien und diese per Fax. Nur dies ist rechtssicher.

Wenn das JC meine eingereichten Unterlagen nicht verarbeiten kann, dann liegt der Fehler nicht bei mir, sondern beim JC.

Voraussetzung ist immer, die Unterlagen werden in einem lesbaren und allgemein gültigem Format eingereicht. Dies ist bei einem Fax IMMER gegeben.

Wenn das JC keine Einsicht in meine Unterlagen haben möchte, obwohl ich mich extra auf den Weg machen würde und alle x Ordner hintragen würde, dann ist dies auch nicht mein Problem.

Arbeitsorganisation ist Sache des JC.

Fakt ist weiterhin:

Kundenadressen, Lieferanten, Einkaufskonditionen unterliegen der Geheimhaltung, sind also als Sozialdaten zu betrachten. Sozialdaten, die wiederum auf eine einzeln bestimmbare Person hinweisen, können, müssen und sollen geschwärzt werden. (DSGVO, Fachrichtlinien, BDSG)

Bedeutet alles im Allen.

Entweder nimmt der SB sich die Zeit und prüft meine mitgebrachten Dokumente oder er muss sich mit Faxübergaben zufrieden geben.

Also immer schön 20 bis 25 Seiten zu einem Fax zusammenfassen, Deckblatt mit genauer Bezeichnung der Dokumente und dann die Dokumente, datenschutzkonform geschwärzt, rüber faxen. Qualifiziertes Faxprotokoll ausdrucken und zum Packen dazulegen.

Nachts, Samstags, Sonntags und Feiertags, kann ein laufendes Fax nicht unterbrochen werden. Also sendet man um diese Zeit.

 

[da5idoff]

Fakt ist: SGB

"Beweismittel VORLEGEN"

Vorlegen heißt vorlegen, nicht zusenden, schon gar nicht per eMail!

"In Kopie einreichen" hieß es, nicht "vorlegen". Ein gebräuchliches Format dürfte PDF mittlerweile sein, oder nicht? Was spricht gegen Einreichung per Email? Ich schicke abschließend noch ein Fax mit Aufführung aller Dokumente, die ich eingereicht habe und bitte um Mitteilung, falls irgendwelche Dokumente nicht vorliegen sollten. Hab ich mich damit nicht zur Genüge abgesichert. Mein Fax unterstützt übrigens kein "qualifiziertes" Faxprotokoll, also mit Abbildung etc.

Wenn ich für mehr als 500 Rechnungen, jeden einelnen EK schwärzen wollte, hätte ich viel zu tun und das selbe dann noch ein mal für (hab gerade nachgeschaut) knapp 1200 Ausgangsrechnungen? Ich meine, die Ausgangsrechnungen werde ich ohnehin nicht schicken. Da soll mir mal einer erklären, auf welcher Rechtsgrundlage das zur Gewinnermittlung beitragen sollen.

 

[Seepferdchen]

@da5idoff

mal ein Hinweis in eigener Sache, schau dir bitte mal diesen Thread an zum Thema richtiges zitieren, hier wird das Schritt für Schritt erklärt.

https://www.elo-forum.org/technische-mitteilungen-fragen-und-antworten/164681-anleitung-richtiges-zitieren-beitraegen-mehr.html

Bedenke richtiges zitieren spart dem Forum Ressourcen
(Server) daher schau dir mal diesen Beitrag aus dem Forum an, hier ist Schritt für Schritt und bildlich gut von @Texter50 erklärt zum Thema richtiges zitieren.

Auch sollte man an die user denken die mit dem Handy/ Smartphone in das Forum kommen und ggf. erst "ellenlang" Zitate lesen sollen.

Ich wünsche dir weiterhin einen angenehmen Aufenthalt im Forum.